Notre métier ne consiste pas seulement à installer du matériel informatique
Il consiste aussi à vous faire gagner du temps.
Vous connaissez votre métier. Nous vous aidons simplement à en faciliter le quotidien.
Dans une TPE, une PME, une collectivité ou un cabinet médical, chacun est concentré sur son métier.
Les journées s’enchaînent, les demandes des clients ou des administrés se multiplient, les dossiers avancent… et les méthodes de travail évoluent naturellement au fil du temps.
Chaque membre de l’équipe met en place des habitudes qui lui permettent d’être efficace au quotidien.
Avec un regard extérieur, il est parfois possible d’aller un peu plus loin : simplifier certaines tâches, mieux utiliser les outils déjà disponibles, limiter les manipulations répétitives ou améliorer le partage des informations.
Quelques minutes gagnées par une personne peuvent sembler anodines. Mais lorsqu’elles sont multipliées par plusieurs collaborateurs, plusieurs jours par semaine, elles représentent rapidement des dizaines d’heures économisées sur une année.
C’est précisément là que notre métier prend tout son sens : comprendre votre façon de travailler afin d’identifier des solutions simples, concrètes et adaptées à votre activité.
Observer avant de proposer
Nous ne commençons pas par parler de serveurs, d’ordinateurs ou de logiciels.
Nous commençons par nous intéresser à votre quotidien.
Comment les informations circulent-elles entre les collaborateurs ?
Comment les documents sont-ils partagés ?
Quelles tâches reviennent plusieurs fois par jour ?
Certaines manipulations prennent-elles plus de temps qu’elles ne le devraient ?
Les outils que vous utilisez aujourd’hui répondent-ils pleinement à vos besoins ou certaines fonctionnalités restent-elles inexploitées ?
Ces échanges permettent souvent d’identifier des améliorations simples, concrètes et rapidement rentables.
Parfois, il s’agit simplement d’utiliser différemment les outils déjà en place.
Parfois, la mise en œuvre d’une nouvelle solution, permet de faire gagner un temps précieux à l’ensemble de l’équipe.
Et lorsque le remplacement d’un équipement ou l’acquisition d’un nouveau logiciel est réellement la meilleure option, nous le recommandons également. L’objectif reste toujours le même : proposer une solution adaptée à votre activité, à vos besoins et au retour sur investissement attendu.
Des exemples rencontrés au quotidien
Chaque entreprise est différente. Pourtant, certaines situations reviennent très régulièrement.
Des fichiers introuvables
Une entreprise stockait ses documents sur plusieurs ordinateurs, avec des noms différents selon les collaborateurs.
Résultat :
- plusieurs versions d’un même fichier ;
- temps perdu à rechercher le bon document ;
- erreurs dues à l’utilisation d’une ancienne version.
Notre conseil :
Définir une arborescence commune, une convention de nommage et quelques règles simples de classement.
Aucun investissement.
Seulement une meilleure organisation.
Les fonctionnalités déjà disponibles
Une PME utilisait Microsoft 365 depuis plusieurs années.
Pourtant, les documents continuaient à être envoyés en pièces jointes et les réunions étaient organisées par téléphone.
Notre conseil :
En montrant quelques fonctionnalités déjà incluses dans leur abonnement, les équipes ont rapidement adopté :
le partage de documents ;
l’édition simultanée ;
les réunions Teams.
Aucun nouveau logiciel.
Seulement une meilleure utilisation de ce qu’ils possédaient déjà.
L'intelligence artificielle
Une assistante passait une partie de sa journée à rédiger des comptes rendus et reformuler des courriers.
Notre conseil :
Elle prépare un premier brouillon.
Le document est ensuite relu et adapté.
Quelques minutes gagnées à chaque document.
L’IA ne remplace pas son travail. Mais l’aide à économiser plusieurs heures chaque mois, pour les consacrer à d’autres tâches plus enrichissantes.
Le casse tête des mots de passe
Chaque collaborateur gérait ses mots de passe à sa façon.
- Carnet.
- Post-it.
- Fichier Excel.
Notre conseil :
Nous avons proposé un gestionnaire de mots de passe partagé.
Un investissement limité.
Un gain immédiat :
- plus de sécurité ;
- moins d’oublis ;
- gain de temps pour tous.
Les sauvegardes
Une sauvegarde existait bien.
Mais personne ne vérifiait qu’elle fonctionnait réellement.
Notre conseil :
Nous avons simplement mis en place :
- des notifications
- une procédure de contrôle mensuelle.
Quelques minutes par mois.
Mais une tranquillité d’esprit bien supérieure.
Les doubles saisies
Dans une entreprise, certaines informations étaient saisies deux ou trois fois.
Simplement parce que chacun avait pris l’habitude de travailler ainsi.
Notre conseil :
Après quelques échanges avec les équipes, une légère réorganisation des étapes de travail a supprimé ces doubles saisies.
Aucun logiciel. Aucun matériel.
Simplement une meilleure méthode.
Une couverture Wi-Fi inadaptée
Certaines zones des bureaux ou de l’atelier sont mal couvertes.
Les collaborateurs perdent régulièrement la connexion et changent de bureau pour retrouver une connexion correcte
Notre conseil :
Analyser la couverture Wi-Fi.
Repositionner ou remplacer les bornes d’accès afin d’offrir une couverture homogène.
Un réseau fiable fait gagner du temps à toute l’équipe, chaque jour.
Le télétravail devient une contrainte
Les collaborateurs travaillent occasionnellement depuis leur domicile, mais l’accès aux fichiers de l’entreprise est compliqué.
Ils s’envoient des documents par e-mail, utilisent des clés USB ou attendent de revenir au bureau pour accéder aux informations dont ils ont besoin.
Notre conseil :
Mettre en place un accès distant sécurisé ou des outils collaboratifs permettant de retrouver ses documents et de travailler comme si l’on était au bureau.
Le bénéfice : Un accès simple et sécurisé aux ressources de l’entreprise, où que l’on soit.
Vous vous êtes reconnu dans l’une de ces situations ?
Un simple échange permet souvent d’identifier quelques pistes d’amélioration,
Certaines gagneront du temps grâce à une meilleure organisation, d’autres en utilisant davantage les outils qu’elles possèdent déjà. Pour d’autres encore, un nouvel équipement, une solution collaborative, une amélioration du réseau ou un accompagnement autour de l’intelligence artificielle apporteront un véritable bénéfice.
L’important n’est pas la technologie choisie.
L’important est qu’elle réponde à un besoin concret et qu’elle facilite réellement le quotidien de vos équipes.
C’est cette approche que nous privilégions chez Digitelis : comprendre votre activité avant de proposer une solution.